Реєстрація змін відомостей про юридичну особу
Реєстрація змін відомостей про юридичну особу
Відомості про кожну юрособу, зареєстровану в Україні, зберігаються в Єдиному державному реєстрі. Проте з часом ці дані можуть втратити актуальність. У разі зміни адреси компанії, складу її засновників або додавання нових напрямків діяльності, слід оновити інформацію в реєстрі.
Яка роль нотаріуса в оновленні даних в ЄДР?
Яка роль нотаріуса в оновленні даних в ЄДР?
Подання документів для державної реєстрації юрособи здійснюється засновниками або уповноваженими особами самостійно або через представника. Однак нотаріальна контора «Юридична Опора» надає низку послуг, які значно спрощують процес, а саме:
Посвідчення підписів на установчих документах – статуті, протоколі засновників тощо.
Посвідчення копій документів.
Консультування щодо підготовки документації, вибору оптимальної організаційно-правової форми тощо.
Складання договору про передачу майна у статутний капітал та інших, пов’язаних з реєстрацією юридичної особи.
Посвідчення факту проживання за певною адресою або факту володіння майном.
Зауважимо, що нотаріус не є державним реєстратором і не приймає безпосередньо участі в процедурі державної реєстрації юридичної особи.
Питання експерту:
Питання експерту:
Чи обов’язково вносити зміни до ЄДР?
“Так, державна реєстрація, як первинна, так і оновлення даних, є обов’язковою процедурою для будь-якої юридичної особи. Відповідність вимогам законодавства забезпечує легітимність діяльності підприємства та захищає права його засновника та інших учасників”.
Зміна найменування юридичної особи
Назва компанії є ключовим елементом її ідентифікації та визнається основною частиною її реєстраційних даних. Зазвичай вона зазначається в лапках безпосередньо після організаційно-правової форми компанії, окрім випадків, коли йдеться про органи влади та місцеві органи самоврядування.
Чому зміна назви потребує офіційної реєстрації? Зміна найменування компанії належить до змін в її статутних документах. Це означає, що нова назва повинна бути погоджена на рівні вищого органу управління підприємства та зафіксована в оновленому статуті, що вимагає державної реєстрації.
Внесення змін до ЄДР юридичних осіб на офіційному рівні фіксує нову назву організації. Також потрібно редагувати реєстр при зміні організаційно-правової форми, наприклад, з ТОВ «Пролісок» на ВАТ «Пролісок».
Алгоритм дій для зміни найменування компанії
Перш за все, перед початком процедури необхідно перевірити обрану назву в Єдиному державному реєстрі (ЄДР). Найменування повинно відповідати вимогам законодавства і не дублювати вже зареєстровані. Після цього вищий орган управління компанії (наприклад, загальні збори учасників) приймає рішення про зміну назви, яке фіксується в протоколі. Внесені зміни потім відображаються в статуті підприємства, після чого запускається процедура затвердження нової редакції та її нотаріального засвідчення.
Протягом трьох днів після прийняття рішення документи подаються до державного реєстратора, ЦНАПу, нотаріуса чи іншого уповноваженого органу. Необхідні документи:
Заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу (зразок).
Нова редакція статуту з оновленою назвою.
Протокол зборів про зміну назви, засвідчений нотаріусом.
Підтвердження сплати адміністративного збору.
Копії документів, попередньо засвідчені нотаріально.
Документи, що підтверджують повноваження осіб, які підписали документи.
Інші документи, залежно від характеру змін (наприклад, зміна складу засновників).
Після подачі документації реєстратор має 24 години для розгляду і внесення змін до ЄДР. Це дозволяє отримати виписку з реєстру, яка підтверджує оновлення найменування компанії.
Питання експерту:
Питання експерту:
Чи вважається завершеною процедура зміни назви фірми після отримання виписки з ЄДР?
“Ні, після внесення змін до реєстру необхідно здійснити додаткові кроки, такі як оновлення печатки, відкриття банківського рахунку, отримання нового електронного підпису, а також повідомлення всіх зацікавлених сторін і оновлення внутрішніх документів компанії.”.
Зміна місцеперебування (юридичної адреси)
Зміна місцеперебування (юридичної адреси)
Згідно з українським законодавством, термін «юридична адреса» не має чіткого визначення. Водночас ст. 93 Цивільного кодексу України визначає місцезнаходження юридичної особи як фактичне місце її діяльності або локацію офісу, в якому здійснюється управлінська діяльність. Таким чином, юридична адреса – це місце, де органи управління компанії виконують свої функції.
У випадку, коли юрособа переїхала в інше місце, але продовжує працювати дистанційно, зміна адреси не є обов’язковою. Проте для забезпечення належного зв’язку з контрагентами, податковими органами та іншими структурами рекомендується зафіксувати це оновлення. Важливо своєчасно повідомити клієнтів і партнерів про зміну адреси через електронну пошту, телефон чи інші комунікаційні канали.
Є два основних варіанти зміни юридичної адреси:
Адреса фактичного ведення діяльності (виробничі приміщення, склади, магазини тощо).
Це підходить для компаній, які не мають стаціонарного офісу або якщо діяльність зосереджена в певному місці.
Адреса офісу, де здійснюється управління та облік підприємства (орендоване приміщення чи коворкінг).
Такий варіант підходить для компаній з мережею філій або для тих, хто працює дистанційно.
Відповідно до ч. 4 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» для зміни юридичної адреси ТОВ та інших організаційних форм в ЄДР потрібно подати наступні документи:
Заява про реєстрацію змін (зразок).
Нотаріально посвідчене рішення про зміну місцезнаходження юридичної особи.
Підтвердження сплати адмінзбору.
Нова редакція статуту.
В умовах воєнного стану зміна юридичної адреси стала популярною практикою, оскільки це дозволяє гарантувати безпеку бізнесу та переміщення його до більш спокійних регіонів.
Зміна керівного складу
Зміна відомостей про керівника юридичної особи – досить поширена практика, яка може бути викликана різними причинами, такими як:
- завершення строку дії трудового договору з директором;
- припинення виконання посадових обов’язків за власним бажанням;
- зміна власників бізнесу;
- збанкрутування фірми;
- негативні наслідки діяльності підприємства через порушення трудових обов’язків керівником тощо.
У процесі зміни складу засновників часто відбувається і зміна керівника, особливо коли єдиний засновник також є директором. У таких випадках необхідно дотримуватись вимог українського законодавства та пройти відповідну процедуру, яка включає кілька етапів:
Під час зміни керівника обов’язково оновлюються документи та доступ до інформаційних систем. Так, може знадобитися зміна печатки компанії та оформлення доступу до електронних систем обліку та звітності для нового керівника. Це забезпечить безперебійне функціонування компанії та відповідність вимогам законодавства.
- Загальні збори учасників фірми, на яких приймається рішення про звільнення поточного керівника та призначення нового. Воно оформлюється у вигляді протоколу.
- Внесення змін до ЄДР через реєстратора або нотаріуса на основі отриманих документів*, серед яких:
- Протокол загальних зборів про зміну керівника, що нотаріально засвідчений.
- Накази про звільнення попереднього та призначення нового керівника.
- Заява про державну реєстрацію змін до установчих документів юридичної особи (зразок).
- Посвідчення особи нового директора.
- Квитанція про оплату держмита.
*Залежно від організаційно-правової форми компанії, можуть бути додаткові вимоги. Для акціонерних товариств процедура вирізняється особливостями корпоративного управління. Для з’ясування деталей звертайтесь до фахівців НК «Юридична Опора».
- Отримання виписки з реєстру, що підтверджує зміну керівника.
- Повідомлення податкових та інших органів контролю про зміни в керівництві компанії.
- Отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) новим директором для підписання електронних документів від імені компанії.
Питання експерту:
Питання експерту:
Чи необхідно проводити внесення змін до статуту юридичної особи, якщо змінюється керівник?
“Як правило, змінювати статут не потрібно, оскільки він містить загальні положення про діяльність компанії, а не конкретні дані про керівника. Однак, якщо плануються інші зміни, крім зміни директора, обов’язково необхідно оновити статут.”.
Зміна складу засновників (учасників)
Зміна складу засновників (учасників)
Процедура зміни складу засновників передбачає заміну одного або кількох учасників у складі компанії або організації. Згідно з чинним законодавством, існують кілька варіантів реалізації:
Добровільний вихід
за умови отримання згоди інших засновників, наприклад, через передачу частки іншому учаснику.
Примусове виключення,
що здійснюється на підставі рішення загальних зборів або суду. Причинами можуть бути порушення зобов’язань, шкода, завдана компанії, або інші підстави, визначені статутом чи законом.
Продаж частки сторонній особі,
що можливе лише за умови дозволу інших учасників. Якщо ті не згодні, вони мають переважне право на викуп частки.
У разі смерті засновника його частка переходить до спадкоємців, і на це не впливає склад учасників.
Процес зміни складу засновників передбачає виконання ряду юридичних формальностей. Після ухвалення рішення на загальних зборах про зміну складу учасників потрібно подати наступні документи:
Нотаріально засвідчений протокол загальних зборів.
Договір купівлі-продажу частки (якщо продається частка).
Заява про вихід зі складу учасників (якщо один із засновників виходить).
Документи на підтвердження внесення додаткового внеску (якщо збільшується статутний капітал).
Копії паспортів нового та попереднього учасників.
Нотаріально засвідчена редакція статуту з усіма змінами.
Після підготовки всіх документів їх разом із заявою про державну реєстрацію змін подають до держреєстратора або нотаріуса для актуалізації даних в ЄДР.
Спеціалісти НК «Юридична Опора» надають широкий спектр послуг, включаючи засвідчення підписів на договорах купівлі-продажу часток, заявах про вихід із компанії, а також на інших документах. Крім того, ми можемо надати юридичну підтримку у складанні протоколів загальних зборів, особливо коли виникають спірні ситуації або необхідна додаткова експертиза.
Зміна підписантів
Підписанти юридичної особи – це фізичні особи, які мають право діяти від імені компанії без потреби в додаткових довіреностях. Вони уповноважені укладати договори, подавати офіційні документи для реєстрації, а також виконувати інші дії, що забезпечують функціонування компанії.
Необхідність зміни підписантів виникає у таких випадках:
Добровільний вихід
за умови отримання згоди інших засновників, наприклад, через передачу частки іншому учаснику.
Примусове виключення,
що здійснюється на підставі рішення загальних зборів або суду. Причинами можуть бути порушення зобов’язань, шкода, завдана компанії, або інші підстави, визначені статутом чи законом.
Продаж частки сторонній особі,
що можливе лише за умови дозволу інших учасників. Якщо ті не згодні, вони мають переважне право на викуп частки.
Попри те, що термін «підписант» не закріплений у законодавстві, він активно використовується в діловій практиці. Часто включення в ЄДР підписантів потрібно, якщо компанія приймає рішення колегіально. Однак вказівка керівника як підписанта є надлишковою, адже його право підпису вже закріплене посадою. Таке дублювання ускладнює оформлення документів і створює додаткові незручності.
Зміна підписантів потребує оновлення даних у ряді документів та виконання наступних дій:
Перевірка статуту компанії та його оновлення, якщо в ньому фігурують конкретні особи, уповноважені на підпис
Видача наказів про призначення нового підписанта та делегування йому відповідних повноважень
Переоформлення довіреностей, якщо підпис передається на їхній основі
За необхідності – виготовлення нової печатки, якщо попередній підписант був згаданий на старій
Процедура зміни підписантів складається з таких етапів:
Прийняття рішення уповноваженим органом компанії про зміну підписантів.
Внесення змін до статуту (якщо це необхідно).
Видання наказу про делегування повноважень новому підписанту.
Оформлення та засвідчення довіреностей (за потреби).
Інформування контрагентів про зміни із наданням копій відповідних документів.
Зміна банківських реквізитів у разі, якщо змінюється підпис у банківських документах.
Фахівці НК «Юридична Опора» готові надати професійну допомогу у розв’язанні юридичних питань, які стосуються зміни підписантів, а також проконсультувати щодо інших юридичних аспектів діяльності компанії.
Оновлення видів економічної діяльності (КВЕД)
Для того, щоб змінити або доповнити перелік економічних напрямків, якими займається ваше підприємство, необхідно здійснити процедуру оновлення кодів КВЕД. Цей процес включає внесення змін до Єдиного державного реєстру та коригування інформації в податкових органах.
КВЕД (класифікатор видів економічної діяльності) – це система кодів, що визначає основні та додаткові види діяльності компанії. Заява на зміну КВЕД може знадобитися з різних причин:
- Розширення бізнесу. Компанія починає займатися новими послугами або виробництвом іншої продукції.
- Податкова оптимізація. Вибір правильних кодів впливає на систему оподаткування, яку застосовує підприємство.
- Виключення непотрібних видів діяльності. Наприклад, якщо компанія більше не займається певним напрямком.
Для фізичних осіб-підприємців зміна КВЕД можлива онлайн через електронні сервіси. Натомість для ТОВ процедура складніша, оскільки передбачає внесення змін до статуту.
Основні кроки для зміни КВЕД:
- Вибрати коди. Визначте, які КВЕД найточніше відповідають новим видам діяльності.
- Подати заяву. Заповнити відповідну форму для внесення змін до державного реєстру.
- Підготувати документи. Серед необхідних:
- Протокол загальних зборів, що підтверджує рішення засновників.
- Нотаріально посвідчена довіреність, якщо зміни оформлює представник.
Сплатити державний збір.
Отримати оновлені документи. Після заверщення процедури видається витяг з ЄДРПОУ, який містить актуальзовані КВЕДи, та інші підтверджувальні документи (наприклад, виписка з реєструплатників єдиного податку).
Плата за зміну КВЕД та за нотаріальні послуги проводиться окремо. Розмір державного збору становить 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб.
Важливо! Вступ у дію змін до статутних документів та їх законність підтверджують усі видані документи. Вони також потрібні для ведення діяльності фірми.
Питання експерту:
Питання експерту:
У яких випадках потрібно оновлювати коди КВЕД у ЄДРПОУ?
“Зміна кодів КВЕД стає обов’язковою, якщо основний дохід компанії почав надходити від діяльності, яка відрізняється від зазначеної як головна в ЄДРПОУ. Також це необхідно, коли підприємство планує розпочати нові види діяльності, які не передбачені чинним статутом. Податкові органи у таких випадках вимагатимуть внести відповідні зміни, незалежно від системи оподаткування, яку використовує фірма (єдиний податок чи загальна система).
Якщо статут компанії чітко визначає види діяльності, то перед тим як займатися новими напрямками, потрібно спершу внести зміни до статуту, а вже потім оновити дані в ЄДРПОУ.”.
Коригування розміру статутного капіталу
Створення довіреності – це важливий процес, адже неправильне оформлення негативно вплине на успішне виконання дій та юридичну силу документа.
Для уникнення правових проблем, репутаційних ризиків та матеріальних збитків рекомендується зробити довіреність онлайн чи офлайн, заручившись допомогою нотаріуса.
Статутний капітал – це сума коштів, розподілена між засновниками, яка використовується для забезпечення діяльності підприємства. Його розмір може змінюватися з таких причин:
Збільшення капіталу через необхідність залучення додаткових інвестицій, реалізації нових проєктів чи розширення виробництва.
Зменшення капіталу через фінансові труднощі, ліквідацію частини активів або зменшення обсягів діяльності.
Необхідність відповідати новим мінімальним вимогам до розміру статутного капіталу для конкретних видів діяльності, визначених законодавством.
Зверніть увагу! Збільшити статутний капітал можна шляхом додаткових внесків учасників чи залучення нових інвесторів. Зменшення ж можливе лише після повного погашення зобов’язань товариства перед кредиторами.
Для зміни розміру статутного капіталу проводяться загальні збори учасників, де приймається рішення, яке оформлюється протоколом і нотаріально засвідчується. Нову редакцію статуту також підписують учасники, які підтримали рішення. Якщо засновник один, він самостійно затверджує зміни. Рішення ухвалюється, якщо за нього проголосувало не менше трьох чвертей учасників з правом голосу.
Після цього оновлений статут підлягає державній реєстрації. Для цього потрібно надати нотаріусу або державному реєстратору:
Нотаріально засвідчений протокол загальних зборів.
Нову та чинну редакцію статуту (з нотаріальним посвідченням).
Витяг з ЄДРПОУ.
Квитанцію про сплату держмита.
Інші документи, залежно від вимог посадовця.
Процедура зміни статутного капіталу є відповідальною і потребує ретельного виконання формальностей. Фахівці НК «Юридична Опора» готові забезпечити підготовку всього пакета документів та супроводжувати реєстрацію змін відповідно до чинного законодавства.
Є питання щодо перереєстрації юридичних осіб? Щоб узгодити запис на консультацію, заповніть форму зворотного зв’язку – ми допоможемо розібратися зі всіма юридичними нюансами!